Corporate Governance

Entsprechenserklärung der ItN Nanovation AG gemäß § 161 AktG zu den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex

Der an national und international anerkannten Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung ausgerichtete Deutsche Corporate Governance Kodex (der »DCGK«) enthält Regelungen unterschiedlicher Bindungswirkung. Der DCGK verfolgt das Ziel, das Corporate Governance System transparent und nachvollziehbar zu machen. Dazu enthält der DCGK neben Darstellungen des geltenden Aktienrechts und Anregungen (sogenannten „Kann-Vorschriften“) eine Reihe von Empfehlungen (sogenannte „Soll-Vorschriften“). Nach § 161 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich zu erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der »Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex« entsprochen wurde und wird. Wird von den Empfehlungen abgewichen, ist begründet darzustellen, welche Empfehlung(en) nicht angewendet wurde(n) oder werde(n) und warum nicht.

Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG geben hiermit nach pflichtgemäßer Prüfung gemäß § 161 AktG die folgende Entsprechenserklärung zu den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex ab:

„Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG (die »Gesellschaft«) erklären, dass den vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der von der Bundesregierung eingesetzten »Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex« zur Unternehmensleitung und -überwachung in der Fassung vom 5. Mai 2015 grundsätzlich entsprochen wurde und wird. Vorstand und Aufsichtsrat der ItN Nanovation AG beabsichtigen, diese auch in Zukunft zu beachten. Lediglich die in den nachstehenden Nummern enthaltenen Empfehlungen des DCGK wurden und werden, wie nachstehend dargestellt und begründet, ganz oder teilweise nicht eingehalten.

Gemäß Nummer 3.8 Abs. 3 DCGK soll, wenn eine D&O-Versicherung für den Aufsichtsrat abgeschlossen wird, ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Aufsichtsratsmitglieds vereinbart werden. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Zwar wird beginnend ab dem 1. April 2012 eine D&O-Versicherung für die Aufsichtsräte unterhalten. Diese enthält aber nicht den empfohlenen Selbstbehalt. Nach Auffassung der Gesellschaft wird der Aufsichtsrat durch einen solchen Selbstbehalt nicht zu einer sorgsameren Pflichterfüllung angehalten.

Gemäß Nummer 4.2.1 S. 1 DCGK soll der Vorstand aus mehreren Personen bestehen und einen Vorsitzenden oder Sprecher haben. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Seit dem 1. August 2015 führt das Vorstandsmitglied Lutz Bungeroth die Geschäfte der Gesellschaft als Alleinvorstand. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass dies aufgrund der Lage der Gesellschaft und des Umfangs des operativen Geschäfts, auch unter Kostenaspekten, sinnvoll ist.

Gemäß Nummer 4.2.3 Abs. 4 S. 1 DCGK soll beim Abschluss von Vorstandsverträgen darauf geachtet werden, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungs-Cap) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Der Anstellungsvertrag für das Mitglied des Vorstandes enthält keine Abfindungsregelungen für den Fall einer vorzeitigen Beendigung der Vorstandstätigkeit. Eine solche Vereinbarung widerspricht dem Grundverständnis des regelmäßig auf die Dauer der Bestellperiode abgeschlossenen und im Grundsatz nicht ordentlich kündbaren Vorstandsvertrages. Im Falle einer vorzeitigen einvernehmlichen Aufhebung eines Vorstandsvertrages wird sich die Gesellschaft bemühen, dem Grundgedanken der Empfehlung Rechnung zu tragen.

Gemäß 4.2.3 Abs. 6 DCGK soll der Vorsitzende des Aufsichtsrats die Hauptversammlung einmalig über die Grundzüge des Vergütungssystems und sodann über deren Veränderung informieren. Im Mai 2015 und mit Änderung vom März 2016 wurde zwischen Aufsichtsrat und dem Alleinvorstand, H. Bungeroth, eine Sonderprämie vereinbart, die ihm bei der Übernahme von mindestens 25% der Anteile an der Gesellschaft durch Dritte in angemessener Höhe zusteht. Zusätzlich wurde vertraglich festgelegt, dass ihm bei der Erreichung dieses Ziels für den Verzicht des im Vorstandsdienstvertrag zugesagten Aktienoptionsprogramms eine Kompensationszahlung zusteht. Da zum Zeitpunkt der Hauptversammlung 2015 mit überwiegender Wahrscheinlichkeit davon ausgegangen werden konnte, dass dieses Ziel erreicht wird, ist die Information über die Veränderung der Grundzüge des Vergütungssystems dort nicht erfolgt. Damit wurde der Empfehlung des DCGK nicht entsprochen.

Gemäß Nummer 4.2.5 Abs. 2 DCGK soll der Vergütungsbericht neben dem Vergütungssystem auch Angaben zur Art der von der Gesellschaft erbrachten Nebenleistungen enthalten. Da die Nebenleistungen im absolut üblichen und angemessenen Rahmen liegen, ist es die Auffassung des Aufsichtsrats, dass das Interesse der derzeitigen Vorstandsmitglieder an einer Wahrung ihrer Privatsphäre Vorrang gegenüber einer Auflistung der Nebenleistungen hat.

Gemäß Nummer 4.2.5 Abs. 3 DCGK sollen im Vergütungsbericht für die Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2013 beginnen, für jedes Vorstandsmitglied dargestellt werden:

- Die für das Berichtsjahr gewährten Zuwendungen einschließlich der Nebenleistungen, bei variablen Vergütungsteilen ergänzt um die erreichbare Maximal- und Minimalvergütung,

- Der Zufluss für das Berichtsjahr aus Fixvergütung, kurzfristiger variabler Vergütung und langfristiger variabler Vergütung mit Differenzierung nach den jeweiligen Bezugsjahren,

- Bei der Altersversorgung und sonstigen Versorgungsleistungen der Versorgungsaufwand im bzw. für das Berichtsjahr.

Für diese Informationen sollen die dem Kodex als Anlage beigefügten Mustertabellen verwandt werden. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Die Vergütung des Vorstands wird im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen offengelegt. Eine darüber hinaus gehende Offenlegung und Aufschlüsselung anhand der Angaben der Mustertabelle wird aufgrund des Umstellungsaufwands und administrativen Mehraufwands in 2016 voraussichtlich nicht erfolgen.

Gemäß Nummer 5.1.2 Abs. 1 S. 2 und 4 DCGK soll der Aufsichtsrat bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity) achten. Er soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen. Der Aufsichtsrat wird sich mit den Fragen der Nachfolgeplanung sowie der Vielfältigkeit in der Zusammensetzung des Vorstands auseinandersetzen, sobald die Vertragssituation dies erfordert oder dies sonst geboten ist.

Gemäß Nummer 5.1.2 Abs. 2 S. 3 DCGK soll der Aufsichtsrat eine Altersgrenze für Vorstandsmitglieder festsetzen. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Da das derzeitige Vorstandsmitglied auch in den nächsten Jahren keine relevante Altersgrenze erreicht, erscheint die Festlegung einer Altersgrenze derzeit eher akademischer Natur und ist deshalb – und weil der Aufsichtsrat keinen Grund sieht, sich bzgl. etwaiger zukünftiger Vorstandsmitglieder auf eine bestimmte Altersgruppe festzulegen – noch nicht erfolgt.

Gemäß Nummern 5.3.1, 5.3.2 und 5.3.3 DCGK soll der Aufsichtsrat (i) abhängig von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens und der Anzahl der Mitglieder fachlich qualifizierte Ausschüsse bilden; (ii) einen Prüfungsausschuss einrichten, der sich – soweit kein anderer Ausschuss damit betraut ist – insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems, der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung sowie der Compliance befasst; sowie (iii) einen Nominierungsausschuss bilden, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Vorschläge an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern geeignete Kandidaten benennt. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Da der Aufsichtsrat der Gesellschaft lediglich aus drei Mitgliedern besteht, hat dieser keine Ausschüsse, insbesondere keinen Prüfungsausschuss und keinen Nominierungsausschuss, gebildet.

Gemäß Nummer 5.2 Abs. 2 DCGK soll der Aufsichtsratsvorsitzende nicht den Vorsitz im Prüfungsausschuss innehaben. Da keine Ausschüsse gebildet wurden, (i) kann – abweichend von Nummer 5.2 Abs. 2 DCGK – kein Vorsitz in Ausschüssen bestehen; (ii) kann – abweichend von Nummer 5.3.2 S. 2 DCGK – der Vorsitzende des Prüfungsausschusses nicht über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen; und (iii) kann – abweichend von Nummer 5.3.2 S. 3 DCGK – der Vorsitzende nicht unabhängig und kein ehemaliges Vorstandsmitglied der Gesellschaft sein, dessen Bestellung vor weniger als zwei Jahren endete.

Gemäß Nummer 5.4.1 Abs. 2 und 3 DCGK ist der Aufsichtsrat so zusammenzusetzen, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen, die unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Nummer 5.4.2 DCGK, eine festzulegende Altersgrenze für Aufsichtsratsmitglieder und eine festzulegende Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat sowie Vielfalt (Diversity) berücksichtigen. Die Zielsetzung des Aufsichtsrats und der Stand der Umsetzung sollen im Corporate Governance Bericht veröffentlicht werden. Die Gesellschaft weicht von dieser Empfehlung ab. Die Zusammensetzung des Aufsichtsrats der Gesellschaft richtet sich am Unternehmensinteresse aus und muss die effektive Überwachung und Beratung des Vorstands gewährleisten. Deshalb wird bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats vorrangig auf die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung dieser Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen des Einzelnen Wert gelegt. Neben diesen Auswahlkriterien halten wir die in Nummer 5.4.1 Abs. 2 DCGK genannten Aspekte für berücksichtigenswert, und der Aufsichtsrat wird sie zum Zeitpunkt der jeweiligen Wahlvorschläge unter Beachtung der dann gegebenen unternehmensspezifischen Situation in seine Entscheidung einbeziehen. Eine konkrete Zielbenennung für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats erfolgt derzeit nicht. Dementsprechend erfolgt auch keine Veröffentlichung im Hinblick auf solche Zielsetzungen.

Gemäß Nummer 5.4.5 Abs. 2 DCGK nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen eigenverantwortlich wahr. Dabei sollen sie von der Gesellschaft angemessen unterstützt werden. Die Mitglieder des Aufsichtsrats bilden sich laufend fort. Derzeit ist teilweise noch unklar, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit der Umfang der Unterstützung der Aus- und Fortbildung der Aufsichtsratsmitglieder seitens der Gesellschaft als angemessen im Sinne der inzwischen bestehenden Anforderungen angesehen werden kann. Deshalb wird wie im Vorjahr – vorsorglich – eine Abweichung von Nummer 5.4.5 Abs. 2 S. 2 des Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 erklärt.

Gemäß Nummer 5.4.6 Abs. 3 S. 2 DCGK sollen die vom Unternehmen an Mitglieder des Aufsichtsrats gezahlten Vergütungen oder gewährten Vorteile für persönlich erbrachte Leistungen, insbesondere Beratungs- und Vermittlungsleistungen, individualisiert angegeben werden. Die Rechtsanwaltssozietät BRP Renaud & Partner mbB, bei der Herr Dr. Kinzl Partner ist, hat gegenüber der Gesellschaft im Jahr 2015 für erbrachte Beratungsleistungen insgesamt 14.896,28 € abgerechnet. Für das Geschäftsjahr 2016 erfolgt diese Angabe im Anhang zum Jahresabschluss der Gesellschaft.

Gemäß Nummer 7.1.2 S. 4 DCGK soll der Konzernabschluss binnen 90 Tagen nach Geschäftsjahresende und sollen die Zwischenberichte binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich gemacht werden. Die Einhaltung dieser Fristen wäre für die Gesellschaft vor dem Hintergrund der Art des Geschäftes und der finanziellen Situation der Gesellschaft mit einem unverhältnismäßigen Kostenaufwand verbunden. Die Gesellschaft bemüht sich stets um eine zügige Erstellung der Berichte und des Abschlusses, regelmäßig werden dabei die Fristen der Nummer 7.1.2 S. 4 DCGK jedoch nicht eingehalten. Insbesondere durch den Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens in Eigenverwaltung im Mai 2016, die Rücknahme des Antrags im Juli 2016 und den Einstieg eines chinesischen Investors wurde der Geschäftsbericht 2015 erst im November 2016 offengelegt.“

ItN Nanovation AG

Saarbrücken, Dezember 2016

Für den Vorstand

Lutz Bungeroth

Für den Aufsichtsrat

Dr. Ulrich-Peter Kinzl